LE LOGICIEL RGPD

Le RGPD  s'insère dans une logique de compliance qui nécessite pour les responsables de traitements et les sous-traitants de d'organiser durablement la conformité avec des outils autour de la notion de preuves (Accountability).

L'OUTILLAGE CONSTITUE L'UN DES PILIERS DE LA CONFORMITÉ DURABLE AU RGPD

Besoin d'aide 

L'organisation de la conformité constitue le point Cardinal du Règlement européen, l'outillage en étant un prolongement logique.

En tant qu'autorité de contrôle de la protection des données, la CNIL préconise en France aux responsables de traitements et aux sous-traitant de se doter d'une boîte à outils, cette dernière doit en pratique correspondre au besoin de conformité du RGPD  :

  1. Disposer de registres en adéquation avec les exigences du RGPD  

  2. Implémenter un registre des activités des traitements restituant la nomenclature descriptive incombant au responsable de traitement ou au sous-traitant

  3. Déployer des solutions techniques et organisationnelles facilitant la documentation et le recensement des traitements et les différentes analyses (Analyses courantes, AIPD ...), ainsi que la gestion des événements (Réponses aux droits des personnes, violations de données ...)

  4. Etre en mesure d'appliquer des points d'attention, y compris en amont du développement des traitements, pour identifier et prioriser les action à mener

  5. Permettre d'accéder à des check-list ainsi qu'à des fonctionnalités de  suivi et de traçabilité des différentes actions pour valider la conformité

  6. Disposer de processus et de procédures internes couvrant les différents volets des exigences du RGPD

Un programme de conformité au RGPD doit s'assortir d'une certain nombre d'outils. Un nombre grandissant de boîtes à outils est proposé par des éditeurs de logiciels spécifique. Ces logiciels suscitant un engouement incontestable auprès des responsables de traitements et des sous-traitants en vue de faciliter le pilotage de la conformité dans la durée. Certaines organisations optent dans un premier temps pour l'adaptation de solutions logicielles bureautiques ou spécifiques à la gestion de la conformité alors que d'autres s'orientent vers l'implémentation de logiciels RGPD tout en un proposés par des éditeurs spécialisés. Les logiciels RGPD contribuent par conséquent à la structuration de  la conformité.

LES POINTS A RETENIR :

Il convient de mesurer la portée et les sous-jascents des mesures à adopter,

 

  • Le logiciel RGPD doit être déployé en coordination avec la délégué à la protection des données 

  • Une étude organisationnelle, technique et juridique doit précéder la souscription d'un logiciel RGPD

  • L'outillage logiciel doit se situer en cohérence avec les pratiques d'organisation interne de la conformité, répondre à des exigences d'évolutivité et de réversibilité

  • Il n'est pas nécessaire de disposer d'un logiciel RGPD pour conduire la feuille de route RGPD, un logiciel peut présenter des avantages pour passer à l'échelle

  • Le logiciel RGPD doit s'intégrer dans la feuille de route RGPD de l'organisme afin de cohabiter avec le travail du DPO et des experts RGPD pressentis par le responsable de traitement ou le sous-traitant

  • Au regard des enjeux, le choix stratégique d'un logiciel RGPD doit impliquer le service achat de prestations IT de l'organisme ainsi que les intervenants de la conformité, ou faire l'objet d'un contrat d'étude auprès d'un expert RGPD  

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Le programme de conformité RGPD accountability intégre une check-list des actions pour vérifier l'existence d'une feuille de route cohérence.  Il s'agit d'avancer pas à pas. pour maîtriser le risque de non conformité. L'outillage RGPD s'appuie sur plusieurs Quick-win.

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Image de Ferdinand Stöhr

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